Univerzita Pardubice obdržela první zprávu do své datové schránky
Ve čtvrtek 5. listopadu 2009 ve 12:49 hodin byla do datové schránky Univerzity Pardubice doručena historicky první datová zpráva.
Zpráva byla vyzvednuta a převedena do univerzitního informačního systému spisové služby, který slouží pro evidenci a koloběh dokumentů na univerzitě již od roku 2004, a prostřednictvím ní postoupena k vyřízení na příslušném pracovišti univerzity.
Univerzita Pardubice je tak připravena plnit svoji zákonnou povinnost přijímat korespondenci od orgánů státní moci prostřednictvím celorepublikového informačního systému datových schránek (ISDS).
Datová zpráva, tedy dokument, který posílá orgán státní správy v úředně ověřené, autorizované, elektronické podobě a kvalitě organizaci, je po vyzvednutí z datové schránky vložen, tj. zaregistrován/zapsán do vnitřního elektronického systému evidence a pohybu dokumentů v organizaci - do informačního systému spisové služby, a to prostřednictvím speciálního spisového uzlu určeného pro příjem zpráv pouze z datové schránky. Vlastní zpráva včetně obálky je uložena ve formátu *.zfo jako příloha k záznamu v systému spisové služby. Následně je k záznamu ve spisové službě vytvořena kopie a zpráva je neautorizovaně převedena do analogové podoby, tedy vytištěna. Na další spisové uzly podle útvaru univerzity, který má danou záležitost vyřídit, je předávána tato kopie, jak fyzicky, tak elektronicky prostřednictvím systému spisové služby. U zvlášť důležitých dokumentů se předpokládá, že zpráva bude převedena do analogové podoby autorizovaným způsobem/konverzí.
V pátek 6. listopadu ve 12:18 hodin byla z Univerzity Pardubice též první datová zpráva odeslána. Jednalo se o odpověď na doručenou první datovou zprávu. Tím byl vyzkoušen i systém odesílání datových zpráv univerzitou orgánu státní správy, přestože tuto povinnost zákon univerzitě výslovně neukládá. Využívání informačního systému datových schránek i pro odesílání zpráv - dokumentů bude šetřit univerzitě čas s vybavováním zásilek i finanční prostředky, neboť odesílání zpráv není - na rozdíl od poštovních zásilek - zpoplatněno.
Připravenost univerzity na přijímání i odesílání datových zpráv tak byla prověřena prvním ostrým případem.
kontaktní osoba k ISDS na UPa:
Ing. Dana Chvojková
Oddělení podpory informačních systémů
Informační centrum
Univerzita Pardubice
telefon 466 036 701